Тайм-менеджмент. Как все успевать? Техника «Слоны и лягушки

Часто ли мы с вами задумываемся над тем, какую роль в нашей жизни играет время? Отдаем ли себе отчет в том, что это очень важный инструмент, который можно использовать либо в ущерб себе, либо во благо?

Время – живая, динамично меняющаяся материя. С ним можно подружиться и строить взаимоотношения так, чтобы удача и благополучие сопровождали во всех начинаниях.

Тайм-менеджмент, или управление временем, – это система шагов, помогающая наладить оптимальную схему взаимодействия со временем. А любая «работающая» схема – залог гармонии как внешней, так и внутренней. В том случае, если вашим частым спутником стало ощущение дискомфорта от того, что вы постоянно что-то не успеваете доделать, вертитесь как белка в колесе, но количество дел накапливается как снежный ком, – есть повод поразмыслить над тем, бережно ли вы относитесь к своему времени. Имеет смысл остановиться и задуматься над тем, чего на самом деле вы хотите. Это поможет расставить приоритеты между текущими задачами и спланировать будущее.

Для внедрения методов управления временем на предприятии обычно применяют комплексный методичный подход, подразумевающий использование большого количества денежных, временных и пр. ресурсов. Но для того, чтобы начать изменения в
своей жизни «здесь и сейчас» не обязательно использовать громоздкие и дорогостоящие схемы. Существует несколько довольно простых приемов, применение которых позволяет изменить негативное отношение к процессу достижения результата на позитивное. Благодаря им вы будете получать удовольствие от того, что делаете. Как часто нам приходится подавлять в себе прокрастинацию (от англ. procrastination – откладывание, отсрочка, промедление)? Почему не возникает желания браться за какое-либо начинание,
выполнять какую-либо работу?

Основные причины:

1) от нас требуется принять решение, но мы боимся ответственности;
2) перед нами поставлена задача небольшая, но неприятная (назовем ее «лягушкой»);
3) работа, которую надо выполнить, кажется нам сложной и громоздкой («слон»).

Справиться с негативными эмоциями, связанными с упомянутыми выше преградами на пути к достижению результата, помогают такие приемы тайм-менеджмента, как: «поедание слона», «глотание лягушек», метод «швейцарского сыра» и пр. Более детально рассмотрим основные из них.

Прием 1. Научитесь говорить «нет».

Зачастую нам бывает довольно тяжело отказаться выслушать чью-либо историю о хорошо проведенных выходных, принять незапланированного посетителя, разобраться в чужой проблеме и т. д. и т. п. Такие ситуации – «пожиратели» того времени, которое возможно использовать более конструктивно. Как бы тяжело ни было взять на себя ответственность за принятие решения об отказе, но научившись этому, вы получите в свое распоряжение большой временной резерв.

Прием 2. Правило «лошади и повозки».

Возможно, вы до сих пор тратите время на то, что уже давно не имеет смысла делать? Автоматически и по привычке выполняете работу, которая не требуется для достижения результата? Периодически необходимо пересматривать рабочий график и избавляться от уже неинформативных отчетов или ставших формальностью внутренних документов.

Представьте себе повозку, которую везет одна лошадь. В эту повозку постоянно добавляются новые предметы. Неужели необходимо ждать, пока повозка станет для лошади непосильным грузом, и она выбьется из сил? Многие считают, что работать хорошо – означает работать много. Им свойственно нагружать себя все новыми и новыми задачами, подолгу засиживаться после работы и на выходных. Результат – снижение общей эффективности и т. н. эмоциональное выгорание – состояние, при котором все ваши действия теряют для вас смысл.

Необходимо установить баланс между работой и личной жизнью. Это будет мотивировать к заинтересованности в управлении временем, обучении и саморазвитии. Что, в свою очередь, с большой вероятностью приведет к достижению вершин карьеры.

Прием 3. «Поедание слона».

Периодически нам приходится сталкиваться с задачами глобальными и довольно сложными. Подступиться к ним нелегко, т. к. результат мы сможем увидеть еще не скоро, а попотеть над его достижением придется немало. Такие задачи можно метафорично назвать «слонами». И понятно, что разобраться со «слоном» за один прием – практически невозможно. От него можно избавиться, только разделяя его на кусочки («бифштексы»). Причем небольшие, чтобы каждый из них можно было съесть за один раз и процесс поедания не вызывал у вас дискомфорта и отрицательных эмоций. Так, например, генеральную уборку можно разделить на несколько менее масштабных акций. Помыть окна сегодня, перебрать содержимое шкафа завтра и т. д. Главное, чтобы с каждым шагом вам было легче двигаться вперед!

Характерно то, что мы, как правило, сами взращиваем «слонов» из наших дел, выполнение которых долгое время откладываем на потом. Каждый раз, когда мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к ее выполнению, «слон» растет. Часто, когда мы все-таки беремся за дело и выполняем его, выясняется, что работа не такая уж сложная и неприятная. Но очень большой потенциал был растрачен на тревожные мысли и негативные эмоции. Выполненные дела же, наоборот, добавляют в нашу жизнь энергии и вносят позитив.

Прием 4. Метод «швейцарского сыра».

Если «поедание слона» может проходить последовательно «с головы до хвоста», то метод «швей царского сыра» предусматривает поедание за дачи в произвольном порядке, но с определенной периодичностью. То есть начинать в данном случае рекомендуется с самых легкодоступных кусочков, уничтожение которых даст заряд энергии на последующее ежедневное «прогрызание» дырок в сыре до тех пор, пока ничего не останется. Например, вы уже хорошо изучили какой-либо из аспектов будущей статьи или эта тема вам наиболее интересна. С описания именно этого и следует начинать.

Прием 5. Метод «глотания лягушек».

Этот способ используется в том случае, если в своей деятельности вам приходится сталкиваться с задачами не очень сложными и трудоемкими, но для вас неприятными, не вызывающими положительных эмоций, похожими на «лягушек». Например, вы долго не можете решиться на: неприятные звонки клиентам, либо партнерам; разговор с руководителем, положительный результат которого не предопределен заранее; объяснение подчиненному того, почему его работа вас не устраивает и пр. Так вот, каждый день надо начинать с выполнения именно такой задачи – «съедать лягушку
натощак». После того, как в начале дня вы решите небольшую, но беспокоящую вас проблему, – дальнейшую работу будет выполнять намного легче, т. к. вы молодец, потому что нашли в себе силы и самое страшное уже сделали.

Все мы время от времени это делаем: откладываем неприятные дела на потом, втайне надеясь, что оно не наступит никогда. Из-за этого мы буксуем, проблемы не решаются, настроение портится. Что делать? Мотивационный спикер Брайан Трейси советует каждое утро есть лягушку: расправляться как минимум с одной крайне неприятной задачей. Как сделать это своей привычкой и что дает этот принцип тайм-менеджмента?

Как вычислить лягушку

Лягушка в тайм-менеджменте - неприятное дело, которого мы всячески избегаем. Оно нас раздражает, вызывает отторжение на сознательном и бессознательном уровне. По словам эксперта в области психологии успеха и автора множества книг Брайана Трейси, «лягушка - та самая крупная, самая важная задача, в отношении которой вы склонны проявлять медлительность и нерешительность, если с ходу не отважитесь „взять быка за рога“. Эта задача имеет ключевое позитивное влияние на вашу жизнь и карьеру в данный момент».

Несмотря на обилие метафор, суть проста: мы не хотим браться за дело, потому что оно нам неприятно, и чем дольше откладываем, тем неприятнее оно становится.

У каждого из нас свои лягушки: для одного это разговор на щепетильную тему с коллегой, для другого - отчет, за который давно пора сесть, для третьего - поход к стоматологу.

Мы переносим их на завтра, на следующий понедельник, на начало следующего месяца, надеясь, что необходимость разбираться с ними отпадет, но этого, скорее всего, не случится.

Несъеденные лягушки превращаются в «жаб»: еще более трудозатратные и неприятные задачи. Это сигнал того, что дальше откладывать «трапезу» не стоит: неизвестно, кем жаба обернется завтра, говорит Брайан Трейси. Пора ее есть.

Но я не хочу!

Как правильно «позавтракать»?

Старайтесь не мешкать, не пускаться в предварительные, нередко праздные рассуждения. Беритесь за неприятное дело сразу и не останавливайтесь, пока с ним не будет покончено.

В этом весь смысл. Есть задачи, которые необходимо выполнять, хотим мы того или нет. И сколько бы мы ни откладывали «час Х», рано или поздно он наступит. Брайан Трейси уверен: лучше рано, чем поздно. Желательно на завтрак - возможно, не буквально, но именно утром.

Раннее поедание лягушек существенно увеличивает производительность в течение всего оставшегося дня: самое неприятное позади, гора с плеч, вы молодец, вас ждут великие дела.

Кроме того, в результате этой процедуры в кровь выбрасываются эндорфины, мы гордимся собой и испытываем невероятный эмоциональный подъем. Хотя бы ради этого стоит опробовать.

Как метод выглядит на практике

Брайн Трейси советует такой алгоритм:

1. В конце рабочего дня составьте список дел на весь следующий день - лучше ручкой на бумаге. Вообще-то гуру саморазвития советует составлять списки на неделю и даже на год.

2. Выделите в перечне лягушку, «препарируйте», разбив на понятные, выполнимые шаги. Если на вашей тарелке и лягушка, и жаба, начните с особи покрупнее. То же самое с двумя равнозначными лягушками: начинайте с той, что неприятнее.

3. Поставьте этот «завтрак» первым пунктом в плане на день.

4. Проснувшись, действуйте.

Автор блога Asian Efficiency Тан Пэм дополняет инструкцию Трейси и предлагает составлять «лягушачье меню» на неделю вперед. Он считает, что стоит знать наверняка, с какими неприятными делами вам предстоит расквитаться в каждый из дней на неделе.

Блогер и предприниматель Шон Ким признается , что самая сложная задача для него - написать пост в блог, и именно с нее он старается начинать рабочий день.

Активно советует пользоваться «лягушачьим методом» и эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский. В книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» он приводит впечатления одного студента: «Я думал, у меня стада „лягушек“, зеленые ковры вокруг меня... А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ - они все разошлись за две недели». Еще один момент: «деликатес» должен быть в меню ежедневно. Трейси утверждает, что через 21 день вы войдете во вкус или, по крайней мере, привыкнете. И сможете оценить эффективность метода.

Да и, в конце концов, как говорил Марк Твен, «если утром съесть жабу, то остаток дня пройдет с приятным ощущением, что хуже уже не будет».

1. Планирование. Гуру тайм-менеджмента (например, Стивен Кови) настаивают, что самый подходящий отрезок для оперативного планирования - неделя. И вот почему. Именно неделя позволяет не замыкаться на одном дне и видеть перспективу. Значительная часть дел просто не может быть выполнена в течение дня, а недельное планирование позволяет расписать порядок их исполнения. Кроме того, мы зачастую переносим невыполненное на абстрактное (и свободное) завтра, а если вся неделя расписана, то это дисциплинирует.

2. Списки дел на каждый день. Для одних они важное подспорье, а на других действуют просто угнетающе. Выбирать вам. Но если вы все-таки «расписываете» день, то начните с тех действий, которые привязаны к определенному времени, например, собрание в 17 часов. Затем зарезервируйте время для важных задач - например, во вторник нужно созвониться с клиентом Д. - допустим, в 11 часов; а до совещания подготовить цифры (ведь обязательно спросят), предполагаемое время выполнения — час. Планировать можно и нужно, но не поминутно - всегда есть внешние обстоятельства, от которых не отмахнуться: срочные поручения начальства, технические неполадки, пробки, в конце концов. В дневном плане обязательно должны быть временные зазоры. А если все пойдет хорошо, то вы выполните «пятилетку за три года».

3. Взяться за дело. Специалисты по тайм-менеджменту предлагают постоянно откладываемые дела «поедать». Например, метод лягушки подходит для решения вопросов быстрых, но неприятных - один звонок, разговор, подсчет и т. д. Выбираете такую лягушку и «съедаете» ее прямо в начале рабочего дня. Все остальное время ходите свободным человеком. Если лягушек много, то планируете себе меню на неделю или месяц.
Метод швейцарского сыра : если дело запутанное, а порядок выполнения может быть различным - «выедайте» из него дыры. Начните с любого места: напишите сначала самую простую часть отчета, заполните те поля анкеты, которые вы помните наизусть, и т. п. Главное, каждый день (час/неделю/месяц) выполнить хоть какое-то полезное действие. В итоге, дело будет «изъедено» и в конце останется добить его одним махом.
Метод слона используется для больших и серьезных дел. Их нужно резать на бифштексы — выполнимые части, и постепенно делать. Главное отличие от «швейцарского сыра» - дела выполняются не в произвольном порядке, а системно, в строгой последовательности.

4. Сделать меньше, а получить больше. Правило 20/80 или закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Например, 20% клиентов приносят 80% дохода. Правило яркое и запоминающееся, хотя на практике процентное соотношение усилия/результат не обязательно именно такое. Но вы и из собственного опыта знаете, что несложные действия ведут подчас к серьезному результату, а большие затраты времени и сил могут пропасть втуне, что на какую-то ерунду, шлифовку деталей уходит времени не меньше, чем на основную, содержательную часть работы. Вывод: выберите ключевые действия и в условиях дефицита времени — ограничьтесь только ими.

«Приоритизируйте!» – с этого начинается любой перечень советов по повышению эффективности работы. Однако, как правильно расставить акценты, особенно если список задач постоянно разрастается?

Мы предлагаем вам три самые популярные методики приоритизации задач, которые помогут вам сосредоточится и значительно повысить свою продуктивность.

Матрица Эйзенхауэра

img.gawkerassets.com

Классикой тайм-менеджмента считается так называемая «матрица Эйзенхауэра». Считается, что президент США Дуайт Эйзенхауер был большим любителем такого способа приоритизации задач. Специалист по вопросам лидерства Стивен Кови в своих книгах «Главное внимание главным вещам» и «7 навыков высокоэффективных людей» популяризировал этот метод.

Сама матрица выглядит как таблица, состоящая из 4 квадратов. По горизонтали и вертикали вы прописываете названия квадратов, куда потом впишете свои задания. По горизонтали квадраты будут называться «срочные» и «не срочные», а по вертикали «важные» и «неважные». Таким образом, каждый квадрат получает название: «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и соответственно «Не срочные и не важные».

Планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться.

После этого вы начинаете по категориям классифицировать свои задания. Приступая к работе, большинство людей в первую очередь пытаются справиться со списком в квадрате «Важные и срочные». После этого обычно переходят к квадрату «Срочных и не важных» дел. И вот тут, по мнению авторов концепции, кроется ошибка.

Стивен Кови считает, что после срочных и важных заданий нужно стремиться посвятить большую часть времени квадрату 2 – важные и не срочные задания. Таким образом, планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться. В итоге большинство времени вы будете посвящать значимым заданиям, а не гнаться в попыхах за несущественными делами. При этом, по мнению Кови, квадрат 1 стоит «зарезервировать» для действительно неотложных дел.

Приоритизация по Дэвиду Аллену

Один из гуру тайм-менеджмента, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллэн считает, что приоритизировать задания без учета текущей ситуации невозможно. По его мнению, все зависит от нескольких вопросов, ответив на которые вы сможете правильно расставить акценты дня.

Во-первых, это контекст. Ориентируйтесь на то, в какой обстановке вы находитесь и какое задание будет более уместным. Естественно, если вы сидите в шумном кафе, вам вряд ли будет удобно начинать работу над годовым отчетом или другим крупным заданием.

В-третьих, энергия. Исходите из того, сколько сил осталось у вас в этот момент. Не забывайте, что 30 минут в первой половине дня и 30 минут вечером, когда вы выжаты как лимон, субъективно могут быть совсем разными промежутками времени.

В-четвертых, отдача. В этом пункте Аллен советует ориентироваться на ваши стратегические планы и цели и подбирать задания наиболее близкие к ним.

Эксперт подчеркивает, что применять эти четыре критерия стоит как при стратегическом планировании, так и при составлении ежедневного списка дел.

Метод Брайана Трейси

www.95percent.com.my

Автор книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку или 21 действенный принцип эффективного труда» Брайан Трейси построил свою методику приоритизации, отталкиваясь от известного выражения: «Если первым делом утром съедать живую лягушку, ваш день пройдет прекрасно, ведь ничего хуже за этот день с вами уже не случится». По его мнению, «гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Именно их люди пытаются обойти и отложить, из-за чего не справляются со всеми делами. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.

А – это и есть гадкие лягушки. Сюда стоит отнести самые обязательные задания, невыполнение которых может повлечь серьёзные последствия для вашей карьеры. Например, это может быть встреча с важным клиентом или сдача годового отчета.

B – это менее важные задания, которые вы в принципе должны сделать, но если вы их не выполните – никаких серьезных последствий не будет. Сюда можно отнести проверку почты или не очень существенные телефонные звонки. По словам Трейси, основное правило – никогда не выполнять задания B, пока вы полностью не справились со списком А.

«Гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.

C – это задания, которые вы хотите, но не должны делать и которые никак не влияют на вашу карьеру. Например, ланч с коллегами или звонки старым знакомым.

D – это задания, которые вы можете передать кому-то другому. Согласно принципам этой методики, необходимо стараться максимально передавать делегируемые задачи, чтобы освободить больше времени для заданий из категории А.

E – это задания, которые в принципе не имеют никакого значения для вашей работы. Как правило, сюда попадают дела, которые вы делаете по привычке и которые больше не имеют особого значения, поэтому их можно просто вычеркнуть.

Помимо ожидаемого повышения эффективности, плюс этого метода еще и в том, что такой поэтапный переход от необходимых дел к желаемым будет приносить вам все больше психологического удовольствия и эмоциональной отдачи на протяжении дня.

Тайм-менеджмент – это технология эффективного управления временем, знание которой пригодится при построении карьеры и в быту. Очень часто люди, которым предложили новую высокооплачиваемую должность, впадают в депрессию, поработав пару месяцев. Неумение распределять время приводит к тому, что человек берет работу на дом, у него не остается времени и сил на хобби, общение с близкими людьми, отдых. Работа становится каторгой, перестает приносить удовлетворение. Даже высокая зарплата не радует, потому что кажется, что никакие деньги не стоят таких жертв.

Если вы узнали себя в этом описании, не стоит каяться в непрофессионализме. Талантливые люди редко бывают организованными. Умение распределять свое время редко дается свыше, чаще всего этому искусству нужно учиться. Прочитав нашу статью, вы познакомитесь с азами самоорганизации, узнаете об эффективных способах планирования, научитесь проводить своевременный анализ ситуации и быстро выбирать стратегию поведения.

Тайм-менеджмент или как все успеть: учимся правильно управлять своим временем

Для начала необходимо осознать, зачем вам это? Быть организованным значит быть подготовленным. Эта аксиома, которая работает как в отношении к пространству, которое вас окружает, так и к вашему времени. Владея ситуацией, вы чувствуете себя более собранным. Непредвиденные сюрпризы не введут вас в ступор. Вы легко преодолеете любую неожиданность и быстро найдете выход.

Фото с сайта: prodamtext.com

Вы научитесь балансировать между рабочими делами и личной жизнью, начнете вновь получать от жизни удовольствие и повысите свою продуктивность.

Последовательность и эволюция во всех процессах заложены в нас самой природой! Младенец, едва появившийся на свет, поначалу не планирует, когда начнет говорить, бегать, читать и писать… Но с возрастом к нему приходит осознание того, что все свои дела и свое развитие нужно планировать и прилагать усилия к реализации, иначе большинство целей скорее всего не будет достигнуто. Ребенок также понимает, что изучение любой дисциплины, любого вида спорта предполагает длительное движение от простого к сложному.

Так и руководителю стоит начать выделять время для стратегического и тактического планирования своей деятельности, для делегирования значительной части своих задач подчиненным, для отказа от выполнения задач, которые должны выполнять именно они. Не нужно бояться ошибок и негативного опыта, ведь именно благодаря им и происходит развитие.

Руководителю мы обычно рекомендуем объединять тренинг по управлению людьми с тренингом по управлению временем. Потому, что и в том, и в другом случае ему приходится иметь дело с ограниченными ресурсами и важно понимать, как можно распорядиться ими с максимальной пользой как для компании, так и для самого руководителя.

Основы тайм-менеджмента: цели и задачи

Пересмотрите само понятие «время». Для большинства из нас это нечто абстрактное и бесформенное. Поэтому эксперты советуют начинать с организации пространства: вещи вокруг нас материальны, осязаемы, с ними проще взаимодействовать. Их можно накопить, разложить по шкафчикам, выбросить. Если вы научитесь ощущать временные границы, то начнете по-другому смотреть на свою жизнь. Вы поймете, что каждый день – это тоже своего рода «шкафчик», содержимое которого надо разместить как можно компактнее.

Фото с сайта: million-wallpapers.ru

Ваша главная задача – диагностировать проблемы, которые мешают вам добиться желаемого результата.

Джулия Моргенстерн предлагает использовать трехступенчатую систему тестирования. Согласно этой методике сначала нужно:

выявить технические ошибки – это неточности в вашем плане, которые вам самому легко исправить;
затем нужно определить, какие внешние, независимые от вас обстоятельства, мешают осуществить задуманное. Когда вы признаете их наличие и поймете, что не в силах исправить ситуацию, вам станет психологически легче. В природе меняются времена года. Это не изменить. Можно ли приспособиться к этому обстоятельству? Конечно! Как зимой мы привычно надеваем теплую одежду, так и во время традиционного майского затишья деловой активности следует привыкнуть прилагать больше усилий к результатам вашего подразделения;
в последнюю очередь анализируются неявные мотивы и внутренние комплексы. Банальную человеческую лень можно победить, если знать врага в лицо, с ним проще бороться.

Фото с сайта blogs.sap.nl

«Технические» ошибки

Для конкретных дел нет места в расписании . Когда вы беретесь за задачу, определитесь, когда вы будете ее делать.
Выбор неподходящего времени для выполнения дела . Вы уверены, что сможете работать в праздники, когда все вокруг отдыхают и проводят время с семьей? Захотите вставать рано утром в течение недели или засиживаться за работой допоздна? Признаетесь честно: «Нет», – и выберете более подходящий период.
Не рассчитали свои силы . Если в идеале задачу можно выполнить за 15 минут, всегда оставляйте на нее 30. Вы не знаете, какие форс-мажорные обстоятельства могут возникнуть и помешать вам. Всегда должен быть запас.
Взяли на себя слишком много. В коллективе всегда есть люди, которые оперативно и с энтузиазмом сделают работу, которая для вас скучна, и на которую уходит больше всего времени. Не жадничайте.
Задача слишком сложная. Разбейте её на несколько этапов. Слона целиком – проглотить все равно не получится
Вы забыли, что обещали что-то сделать. Заведите блокнот, в котором будете фиксировать все задачи: мелкие и крупные.
Ваше рабочее пространство не организовано должным образом . Порядок на столе – порядок в мыслях.

На тренингах Владимира Хмелева вы получите массу конкретных инструментов и советов о том, как управлять своим временем и своими людьми. Как добиваться синергетического эффекта в коллективе из разных сотрудников. Как поощрять и наказывать сотрудников так, чтобы они хотели работать с вами долго и рекомендовать вашу организацию своим знакомым.

Внешние факторы

Непосильный объем работы . Возможно, вы одновременно ходите на пары, строите карьеру и при этом у вас есть семья. Успеть все нереально физически. Прислушайтесь к себе, избавьтесь от посторонних дел, делегируйте выполнение задач на других.
Проблемы со здоровьем . Работайте сообразно вашему уровню энергии и сил, не игнорируйте пределы собственных возможностей.
Наступают перемены, которые сбивают вас с толку . Это может быть вступление в брак или развод, переезд, новый коллектив, начало или окончание образования. Попытайтесь создать новую базисную структуру, схему жизни, принимая во внимание, что она может меняться.

Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех . Она характерна для специалистов по связям с общественностью, менеджеров по продажам и сбыту, агентов, связанных с недвижимостью, трейдеров фондового рынка, брокеров и других профессий, связанных со сферой услуг. Признаете это. Оставьте в расписании достаточно времени для задержек, препятствий, непредвиденных обстоятельств и кризисов.
У вас неорганизованный партнер . Расскажите ему об основах тайм-менеджмента. Если он не желает слушать, попытайтесь найти точки соприкосновения, общайтесь. Так будет легче избежать обид и конфликтов.

Психологические препятствия

Не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.
Постоянно помогаете другим, жертвуя собой.
Боитесь, что вас обвинят в бездействие.
Страшитесь возможных неудач.
Боязнь успеха и ответственности, которую он принесет.
Не любите перемены.
Вы перфекционист.

Основные правила тайм-менеджмента

Определяете стратегические цели во всех областях жизни, которые имеют для вас значение: работа, семья, личная жизнь, саморазвитие, отношения с любимым человеком и друзьями, финансовое благополучие, образование. Приоритетные цели – движущие силы вашей жизни. Они придают ей смысл и направленность, облегчают «процедуру» отсеивания лишних дел.
Выбирайте способы, которые помогут вам достичь желаемого результата. Если цели могут оставаться неизменными годами, методы достижения будут меняться по мере необходимости.
Составляйте ежедневный список задач.

Основные формы тайм-менеджмента, инструменты и методы управления временем

Существует три типа тайм-менеджмента:

Личный.
Профессиональный.
Социальный.

Они не изолированы друг от друга. В жизни эти типа тесно взаимосвязаны и постоянно пересекаются, каждый раз образуя новую форму организации.

Метод «помидора» в тайм-менеджмент

Его придумал в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, студент из Италии. Оригинальное название способ получил в честь таймера Франческо, который имел форму томата. Суть метода проста: вы работаете, не отвлекаясь, 25 минут, а затем делаете 5-минутный перерыв. Повторив это 4 раза, можно отдохнуть чуть больше: 15-20 минут.

В гугл-магазине есть бесплатное приложение «Помидорка», которое запрещает доступ к социальным сетям и другим развлекательным сайтам на время 25-минутного рабочего периода. Когда наступает перерыв, доступ открывается.

Метод «лягушки» в тайм-менеджменте

Если у вас есть задачи, которые не хочется выполнять, воспользуйтесь им. Представьте, что по вашему дому прыгают лягушки, скользкие и противные. Чтобы избавиться от них, нужно их переловить и посадить в банку – составить список дел. Когда вы сделаете это, начинайте освобождать банку, выбрасывая по одной «лягушке». Выполняйте задачи и вычеркивайте их из списка.

Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Хорошо подходит для «раскачки». Иногда очень сложно заставить себя приступить к новой работе. Мы затягиваем, и в результате проект, на выполнение которого давался месяц приходится делать за неделю. Чтобы этого не случилось, представьте, что вам нужно пробить в сыре много дырочек. Начинайте постепенно: каждый день вырезайте 1 отверстие – делайте часть работы, хотя бы небольшую. Вы сами не заметите, как вклинитесь в процесс и закончите работу в срок.

Метод расстановки приоритетов в тайм-менеджменте

Еще он называется способом многокритериальной оценки. Если вы часто берете на себя слишком много или должность предполагает одновременное выполнение нескольких дел, обратите на него внимание. Когда перед вами стоит несколько задач, составьте список критериев, которым можно оценить их важность. Например, сроки, выгода, связь с другими делами. Не придумывайте больше 6 критериев, иначе вы запутаетесь.

Воспользуйтесь 10-балльной системой оценки, где 10 – очень важно, 1 – не важно. Сложите значения для каждой задачи, затем сравните получившиеся суммы. Сначала выполняйте те дела, где конечный результат самый большой, затем переходите к «средним» и напоследок оставьте наименее важные.

Метод распределения и объединения ресурсов

Существуют 3 способа, которые помогут это сделать:

Математический – разные типы программирования.
Эвристический – фронтальное распределение, последовательное растяжение, корректировка плана.
Комбинированные – совмещают 2 первых.

Инструктаж команды тренеров и консультантов перед корпоративным мероприятием для компании “ТНС-Энерго” в одном из регионов ПФО

Проектная работа и дедлайн

Основной ресурс менялся в ходе человеческой истории. На начальном этапе это была физическая сила, потом военная мощь, затем земля, технологии и, наконец, в XXI веке – люди и информация.

Для успешного выполнения проекта важно найти нужных специалистов и распределить работу правильно: она должна быть им по силам, вызывать интерес. Мотивируйте. Угрозы и запугивания, штрафы не подойдут: нужно что-то позитивное. Похвала, премии, карьерный рост, соревнования.

Расскажите коллективу об основах тайм-менеджмента. Если не хотите заниматься этим сами, обратитесь к Владимиру Хмелеву. Бизнес-тренер-практик с большим стажем расскажет о теоретических аспектах науки управления временем и поможет применить их на практике.

Фото с тренинга Владимира Хмелева по тайм-менеджменту и управлению людьми для руководителей крупной торгово-производственной компании

Метод параллельного выполнения задач

Это часть сетевого планирования – комплекса работ, призванного сократить время выполнения проекта до минимума. Двигаться по цепочке, от одной задачи к другой, проще. Но некоторые дела можно выполнять одновременно. Для этого нужно раздать их разным сотрудникам, наладить между ними взаимосвязь и периодически контролировать как идет работа. Так вы ускорите бизнес-процесс.

Планирование «наоборот»

Представьте, что вы уже достигли цели. Подробно распишите, какие шаги вы предпринимали для этого. Так вы снимите в голове психологический барьер «это нереально» и поймете, в каком направлении двигаться.

Фото с сайта: www.climbingclub.ru

Тайм-менеджмент и его значение: кому может пригодиться планирование времени

Абсолютно всем. Это искусство, которое поможет вам в быту, на работе, в личной жизни. Вы быстрее других добьетесь результатов, начнете легко переключаться с одной задачи на другую, сможете делать больше за меньшее время, увеличите прибыль и избавитесь от хронической усталости и стресса.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Ежедневных списков дел мало, нужно планировать вперед на неделю, месяц, год. В этом случае вы рискуете разочароваться и заработать стресс, ведь планы неизбежно будут меняться из-за внешних, независящих от вас обстоятельств. На непредвиденные дела и хаос руководителю нужно оставлять примерно 40% времени ежедневно.
Многозадачность – признак профессионализма . Это неправда. Наш организм и нервная система устроены так, что мы можем выполнять только 1 задачу в конкретный промежуток времени. Наш мозг имеет способность быстро переключаться с одного объекта на другой, но даже уникальные способности Юлия Цезаря не более, чем красивый миф. Запомните это, и рассчитывайте свои силы правильно.

Без знания тайм-менеджмента невозможно добиться успеха. Это не так. Организованность и талант – разные вещи. Но если ко второму добавить первое, жизнь станет проще. Вы сможете делать больше дел и будете выполнять их более качественно, без стрессов.
Существуют универсальные методы самоорганизации, которые подходят всем. Здесь нужен индивидуальный подход, который учитывает характер, личные особенности, специфику деятельности.
Тайм-менеджмент даст мгновенный результат. Если повезет. Не все люди могут сразу перестроиться. Сбои неизбежны, но постепенно вы подстроите методику под себя, и она станет неотъемлемой частью вашей жизни.

Те, кто прошли обучение тайм-менеджменту и начали применять его инструменты на практике отмечали, что получили примерно 40-50% «дополнительного» времени, а главное, меньше стресса и больше уверенности в том, что все жизненные цели точно могут быть достигнуты!

Фото с тренинга Владимира Хмелева по тайм-менеджменту для директоров заводов крупного российского производственного холдинга

Эта система призвана сделать вашу жизнь проще. Попробуйте ввести её в повседневный обиход, и вы сами почувствуете это. Если вы хотите узнать больше о методах самоорганизации и опробовать их на практике, воспользуйтесь помощью Владимира Хмелева. Сделав это, вы модернизируете все рабочие процессы, повысите трудовую эффективность и сократите время выполнения задач в несколько раз.

Возможно, будет полезно почитать: